Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Чтобы снизить процент ошибок, связанных с человеческим фактором при обработке первичных документов, компании могут использовать программное обеспечение. Универсальные программные решения позволяют обрабатывать бумажные и электронные документы из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Мобильные устройства также могут упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки документов. Оптимизация бизнес-процессов с помощью интеллектуальных систем обработки информации может ускорить ввод данных, повысить их качество, контролировать корректность заполнения и автоматически вносить документы в корпоративную систему.
Для выбора системы обработки информации нужно обратить внимание на ее возможности расширения, масштабирования и интеграции под требования компании. При приобретении такой системы следует отдавать предпочтение проверенным компаниям с опытом работы и успешными решениями в данной области.
Автоматизация обработки информации играет важную роль в бухгалтерских процессах больших компаний, где объем информации настолько велик, что без использования интеллектуальных технологий не обойтись. Компания ABBYY предлагает решение в виде платформы ABBYY FlexiCapture, которая облегчает работу с документами бухгалтерам. Как известно, "Кто владеет информацией - владеет миром", поэтому управление информацией - это неотъемлемая часть бизнеса в настоящее время.
Информационные технологии развиваются с каждым годом, и каждый новый этап в их развитии вносит свои изменения в процесс обработки данных. Одним из самых древних способов обработки информации являлись глиняные таблички, используемые в Шумерском государстве для бухгалтерских операций более 3600 лет назад.
Первый этап обработки информации продолжался до второй половины XIX века и включал в себя только ручную обработку данных, с использованием бумаги, пера и чернильницы, что делало точность данных недостаточной. На этом этапе информация носила наименьшую защиту, а ее передача проходила только почтой либо курьерами.
Второй этап был электромеханическим и продолжался с конца XIX до середины XX века. В это время было изобретено несколько устройств, которые облегчили обработку данных, доставку информации и защиту ее. Известными приборами того времени являются электромагнитное реле, механические табуляторы, пишущая машинка и модернизированная почтовая система.
Третий этап обработки информации связан с компьютерной эпохой, начавшейся во второй половине XX века. На этом этапе были изобретены первые вычислительные машины, способные обрабатывать бухгалтерские данные. Объем бумажных документов сильно сократился, однако, их обработка все еще занимала много времени.
Четвертый этап включает в себя эпоху интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации, начиная с XXI века. Программы на сегодняшний день могут самостоятельно обрабатывать любые типы данных, делая процесс еще более эффективным, а ошибки - минимальными. Программное обеспечение, такое как ABBYY FlexiCapture, использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта, позволяя распознавать и извлекать данные из любых типов бухгалтерских документов, в том числе из сканов, фотографий и вложений электронных писем.
ABBYY FlexiCapture: как данное решение помогает оптимизировать бизнес-процессы в бухгалтерии
В конце месяца бухгалтеры часто сталкиваются с авральной ситуацией, когда необходимо обработать сотни бумажных документов, поступивших от поставщиков. Обработать такой объем информации вручную можно, но высока вероятность ошибок и неточностей. Кроме того, электронные документы также нуждаются в проверке и вводе в систему. Все эти задачи ABBYY FlexiCapture способна решить с помощью универсальной платформы, которая оптимизирует бизнес-процессы, связанные с документооборотом.
ABBYY FlexiCapture позволяет обрабатывать документы, поступающие единым потоком и имеющие любую форму. Это особенно полезно компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией, поскольку платформа позволяет удаленно собирать данные на местах и централизованно обрабатывать их в единой системе.
Работа с ABBYY FlexiCapture проста и удобна. После сканирования документов или загрузки уже существующих сканов, платформа автоматически распознает информацию в ключевых полях, а затем документ поступает к бухгалтеру в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода. Для сохранения данных в финансовой системе приложения достаточно просто нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture способна обрабатывать многостраничные документы, включая счета. При обработке данных платформа учитывает позиции всех полей счета, даже если они расположены на разных страницах. Проверка многостраничных документов проводится на основе определенных правил, а порядок страниц не важен.
С использованием ABBYY FlexiCapture время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3–10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 (!) раз благодаря технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). При этом система окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 1 года, поскольку имеет достаточно разумную стоимость и низкие затраты на внедрение и сопровождение программы.
ABBYY FlexiCapture – это решение, которое может принести реальную пользу бизнесу. Как это было проверено на практике, можно узнать из нескольких кейсов, входящих в портфолио компании.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть компаний PwC, которая занимается аудиторскими услугами, бизнес-консультированием, налогообложением и правом. Компания обслуживает около 2000 клиентов из разных секторов экономики в России.
Одной из важных задач, поставленных перед ABBYY FlexiCapture, было улучшение эффективности обработки финансовых документов и автоматизация их передачи в корпоративную информационную систему. До этого в PwC все документы обрабатывались вручную, что занимало много времени и было склонно к ошибкам. ABBYY FlexiCapture дал возможность автоматизировать обработку первичных бухгалтерских документов и переносить данные в реестр.
Чтобы внедрить систему, были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с выгрузками клиентов.
Теперь, чтобы обработать бухгалтерские документы, сотрудникам PwC нужно лишь загрузить их отсканированные копии на сервер. Всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняет ABBYY FlexiCapture.
Результатом внедрения системы стало значительное повышение эффективности процесса обработки, а также освобождение времени для решения более важных задач. Кроме того, сотрудники PwC могут уделять больше времени клиентам и коммуникации с ними.
Один из крупнейших розничных банков в России – "Открытие". Компания занимает место в первой пятнадцатке крупнейших финансовых учреждений страны. Ежедневно сотрудники банка обрабатывали не менее 1500 документов – платежные поручения, платежные требования и т.д. Однако, ручная обработка документов усложняла и замедляла этот процесс. Кроме того, такой подход влек за собой большой риск ошибок, которые, в свою очередь, ставили под угрозу финансовую безопасность банка. В связи с этим руководство "Открытия" приняло решение оптимизировать процесс обработки данных, повысить его эффективность, а также сократить затраты рабочего времени.
В январе 2014 года банк внедрил программу ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а уже в марте того же года – в филиальной сети. Теперь данная программы используется на всех этапах – от сканирования до контроля бухгалтерских и финансовых документов, включая их верификацию. Автоматизация обработки документов полностью исключила возможность операционных ошибок или мошеннических действий, связанных с человеческим фактором. Кроме того, благодаря сокращению затрат времени на обработку, был снижен риск возникновения организационных и финансовых рисков.
Сотрудники, освобожденные от рутинной работы, теперь могут сосредоточиться на квалифицированной работе. Банк планирует дальнейшую автоматизацию процесса обработки поручений на совершение операций конвертирования, усовершенствование контроля за валютными расчетными документами и создание электронного архива в будущем.
ООО «РН-Ванкор», компания-дочернее предприятие крупнейшей мировой нефтегазовой корпорации, ОАО НК «Роснефть», также применяет решения ABBYY для эффективной и автоматизированной обработки различной информации.
Для уменьшения расходов, предотвращения утери и повреждения бумажных оригиналов и увеличения скорости обработки первичных бухгалтерских документов, организация приняла решение перейти на электронный документооборот. Также, было необходимо организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и отправлять отчетную бухгалтерскую документацию в формате электронной почты. Компания решила использовать систему управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.
В работе организации используется следующее решение. Вначале, сотрудник сканирует документ, затем программа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает и анализирует документ, определяет его тип и сверяет его оформление и комплектацию. Затем сотрудник проверяет правильность распознавания информации. После этого документ попадает на сервер для согласования. Система также выполняет функции напоминания о передаче документов в архив, формирования реестра приема-передачи, а также использование штрих-кодов для верификации бумажных документов с их электронными версиями. Программа позволяет автоматизировать широкий диапазон операций, связанных с бухгалтерским документооборотом, а также высылает контрагентам электронные копии документов после их согласования, использует массовые выгрузки при поиске информации.
Благодаря использованию этой системы, сроки обработки и внесения документов в систему были значительно сокращены, а точность сверки документов увеличилась. Решение было успешно использовано в компании более 2-х лет, организовано более 40 шаблонов и в год обрабатываются свыше 1 миллиона страниц документов.
ОАО "Магнитогорский металлургический комбинат", входящий в число мировых лидеров по производству стали, является одним из ключевых игроков российской черной металлургии. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки первичной бухгалтерской документации. Но старые системы были не гибкими и не позволяли оперативно изменять параметры работы.
В результате нужно было найти новое решение, которое позволяло бы изменять шаблоны документов при необходимости без обращения к разработчику. Требовалась также автоматизация обработки первичной бухгалтерской документации, включая неструктурированные документы, такие как счета, а также быстрое сканирование, распознавание и передача документов в корпоративную информационную систему.
Выбрано было решение на базе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволило сотрудникам IT-подразделения компании развивать систему внутри самой компании. Кроме того, это решение легко интегрируется с уже существующей системой. В результате внедрения системы ABBYY FlexiCapture процесс обработки первичных бухгалтерских документов значительно ускорился и упростился.
С помощью этой системы ежемесячно обрабатывается огромное количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных и т.д. Однако, это далеко не все случаи успешного внедрения и эффективного использования интеллектуальных платформ ABBYY FlexiCapture на практике.
Благодаря своей универсальности, это решение может применяться почти во всех отраслях бизнеса, где ведение бухгалтерского учета является неотъемлемым требованием законодательства. Особенно востребованы продукты для интеллектуальной обработки данных в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где годовой документооборот достигает тысяч и даже десятков тысяч документов, а автоматизированная обработка документации существенно улучшает работу бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com