Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Время - деньги, особенно в современном бизнесе, где важно оперативно реагировать на изменения и принимать решения. Одним из таких изменений может стать необходимость сравнения большого количества документов. Традиционное ручное сравнение занимает много времени и неэффективно. К счастью, существует решение - использование программного обеспечения для сравнения документов.

Программы для сравнения документов могут обрабатывать практически все типы документов, независимо от их формата (doc, rtf, txt, jpg и т. д.). Сравнение может занять всего несколько минут, что на порядок быстрее, чем традиционный метод.

Интеграция функционала сравнения документов в корпоративную систему позволяет сохранять привычные инструменты работы сотрудников и не тратить время на обучение. Это удобно и позволяет сохранять время и ресурсы.

Однако, когда дело заходит о покупке программного обеспечения для сравнения документов, важно учитывать репутацию и опыт компании-разработчика. Рекомендуется выбирать проверенные компании с длительным опытом работы и успешными решениями в данной области.

Использование программного обеспечения для сравнения документов - это не только удобно, но и экономически выгодно для бизнеса. Автоматизация процессов сравнения документов сокращает время обработки и ввода данных, а также снижает процент ошибок. Это позволяет повысить эффективность бизнеса и исключить возможные финансовые потери.

ABBYY - ведущий разработчик решений в области интеллектуального управления информацией. Их технология сравнения документов позволяет сократить до минимума сроки обработки и ввода данных, что существенно ускоряет процесс и исключает возможные ошибки.

Сравнение документов: возможности искусственного интеллекта

В своей работе, офисные сотрудники периодически сталкиваются с необходимостью сравнения документов. В соответствии с исследованием, проведенным ABBYY, 19% сотрудников постоянно выполняют эту задачу, а 40% - время от времени. Чаще всего данная задача возникает у сотрудников отделов договорных отношений, бухгалтерии, финансов, юридических подразделений, персонала, административных работников и секретарей.

Кроме того, необходимость сравнения данных возникает и когда сравнивают различные форматы документов. Результаты исследования показали, что наиболее часто сравниваются:

• Бумажный документ с электронной копией (78%);
• Разные версии документа в текстовом формате (61%);
• Документ MS Office с PDF-файлом (55%);
• Электронный документ со скан-изображением (37%).

Если учесть, что обычный договор может быть нескольких страниц, объем работ может быть весьма значительным. Сверку документов byстрочно вручную требует колоссального количества времени и сосредоточения. Даже самый внимательный сотрудник возможно допустит ошибки, последствия которых могут стать фатальными для бизнеса. Кроме того, сроки обработки документов обычно очень сжаты, что не оставляет возможности на тщательный анализ документов.

Примером того, что могут стоить ошибки при работе с документами, может служить судебное дело, произошедшее в 2013 году с сотрудниками банка. Заемщик самостоятельно изменил условия договора в свою пользу, и, поскольку сотрудники банка невнимательно прочли документ, была подписана некорректная версия. В итоге, заемщик обратился в суд и потребовал компенсации в размере 24 млн. рублей.

Очевидным решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Такие системы могут решить несколько задач:

• Осуществлять сравнение документов в кратчайшие сроки;
• Повысить качество обработки;
• Ускорить обслуживание клиентов и увеличить лояльность.

Существуют различные технические средства обработки документов, которые могут быть доступны офисным работникам. Одним из таких средств являются встроенные инструменты MS Office, но они могут быть не очень удобны в использовании. В этом случае на помощь приходят технологии искусственного интеллекта, созданные ABBYY.

Инструментальный пакет ScanDifFinder SDK является идеальным решением для сравнения документов. Он основан на технологии оптического распознавания символов (OCR) и мгновенно находит все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д.

ScanDifFinder SDK позволяет сравнить бумажный документ с цифровой копией или выявить несоответствия между двумя электронными версиями. Технология работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами, такими, как: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif и .bmp.

ScanDifFinder SDK позволяет находить значимые изменения (удаление, добавление, редактирование текста, числовых данных), игнорирует форматирование и подсвечивает различия между 2 документами на специальной панели. Результаты проверки можно сохранить в MS Word или PDF-формате.

Самое лучшее решение для сотрудников офисов является использование технологии ScanDifFinder SDK. Программа удобна в использовании и не требует специальных знаний для работы с ней. Сравниваемые документы можно загрузить в программу и подождать несколько минут, пока система выполнит необходимые проверки. В конечном счете это значительно упрощает работу и минимизирует количество ошибок.

ScanDifFinder SDK для оптимизации бизнес-процессов в компаниях

ABBYY предлагает инструментарий ScanDifFinder SDK, который позволяет интегрировать технологии обработки документов в информационные системы. Многие компании уже оценили преимущества этого решения, оптимизирующего бизнес-процессы. Рассмотрим, как две компании - «Базэл Аэро» и «Логика бизнеса» - применяют технологию сравнения документов на практике.

Кейс №1

«Базэл Аэро», входящая в состав финансово-промышленной группы «Базовый Элемент», управляет работой аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба предприятия еженедельно обрабатывает более 80 договоров. Для избежания ошибок, которые могут привести к серьезным финансовым рискам, каждую бумажную копию документа сотрудники сверяют с электронным образцом. Этот процесс занимает много времени и требует повышенного внимания. Чтобы оптимизировать сверку договоров, руководство компании принимает решение внедрить технологию автоматизированной обработки документов.

Директор по информационным технологиям А. Колесников отмечает, что главной задачей было найти решение, которое бы полностью автоматизировало сверку бумажных договоров с электронными версиями. Поскольку сотрудники юридической службы привыкли работать в 1С, была важна возможность интеграции технологии в эту систему.

ABBYY ScanDifFinder SDK был выбран компанией «Базэл Аэро» благодаря возможности интеграции с системой «1С: Документооборот». Сотрудники юридической службы используют браузер и не требуется дополнительное ПО. Программа автоматически распознает скан-копии бумажных договоров и быстро находит несоответствия с текстом утвержденной версии. Результат сохраняется в базе данных.

Внедрение ScanDifFinder SDK позволило сотрудникам юридической службы «Базэл Аэро» эффективнее использовать свое время и снизило риск подписания некорректной версии.

Кейс №2

«Логика бизнеса» - российский разработчик программного обеспечения для управления корпоративным контентом и создатель «Логики СЭД», являющейся лидером ECM-решений. В конце 2016 года «Логика бизнеса» в сотрудничестве с ABBYY начала разработку нового продукта - «Сравнение документов» в составе приложения «Логика СЭД».

Решение, основанное на технологии ScanDifFinder SDK, предназначено для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов во всех поддерживаемых форматах.

Пользователь открывает карточку документа в системе «Логика СЭД» и использует инструмент сравнения документов: загружает оригинал и копию скан-образа, выбирает язык и настройки. Результат содержит список найденных различий с указанием страниц и позволяет быстро перейти к нужному месту документа. Модуль поддерживает два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления.

ABBYY ScanDifFinder SDK помогает экономить время и снижать риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, предоставляя компаниям удобный инструмент управления корпоративной информацией.

Фото: freepik.com